Τεχνική Pomodoro

Τεχνική Pomodoro

Η τεχνική Pomodoro είναι μια τεχνική διαχείρισης του χρόνου που βοηθά τους ανθρώπους να χρησιμοποιούν καλύτερα το χρόνο τους. Με αυτή τη μέθοδο ουσιαστικά χωρίζουμε την εργάσιμη μέρα σε κομμάτια των 25 λεπτών. Ανάμεσα σε αυτά τα 25 λεπτά εργασίας υπάρχουν διαλείμματα των 5 λεπτών. Αυτά τα διαστήματα έχουν την ονομασία pomodoro. Μετά από τέσσερα pomodoro είναι ανάγκη να κάνουμε ένα μεγαλύτερο διαλείμμα για 15-20 λεπτά.

Η ιδέα πίσω από αυτή την τεχνική είναι ότι το χρονόμετρο δημιουργεί την αίσθηση του "επείγοντος". Αντί να νιώθουμε ότι έχουμε ατελείωτο χρόνο στις εργάσιμες ώρες για να κάνουμε όσα πρέπει και να σπαταλάμε αυτές τις πολύτιμες ώρες με περισπασμούς και την αναβλητικότητα, γνωρίζουμε ότι έχουμε μόνο 25 λεπτά να κάνουμε όσο περισσότερη πρόοδο μπορούμε.

Επιπλέον, τα αναγκαστικά διαλείμματα μας βοηθούν να ανακτούμε τις δυνάμεις μας κυρίως στο τέλος της ημέρας. Είναι δυνατό να σπαταλάμε ώρες μπροστά από τον υπολογιστή χωρίς να το συνειδητοποιούμε, έτσι το χρονόμετρο μας υπενθυμίζει ότι είναι ανάγκη να κάνουμε μια διακοπή και να πάρουμε μια ανάσα.

Η ιδέα το να παρακολουθεί κάποιος τόσο λεπτομερώς την εργάσιμη μέρα του μπορεί να μοιάζει δύσκολη. Για αυτό είναι καλή κίνηση κάποιος να έχει ένα pomodoro χρονόμετρο στο κινητό του. Αυτό κάνει τα πράγματα πολύ πιο εύκολα.

Τι είναι η τεχνική Pomodoro;

Ο προγραμματιστής και επιχειρηματίας Francesco Cirillo δημιούργησε την τεχνική Pomodoro στα τέλη του 1980, όταν ήταν φοιτητής στο πανεπιστήμιο προσπαθούσε να οργανώσει το χρόνο μελέτης του όσο καλύτερα γίνεται. Αρχικά, έκανε πειραματισμούς με διαφορετικούς τρόπους μελέτης, ξεκίνησε με δύο λεπτά και έφτασε μέχρι τη μία ώρα. Έτσι, γρήγορα συνειδητοποίησε ότι αυτός ο χρόνος ήταν πολύς για να παραμείνει συγκεντρωμένος. Τελικά, όρισε τα 25 λεπτά ως το βέλτιστο χρόνο.

Από αυτή την εμπειρία, ο Cirillo αναγνώρισε ότι ο χρόνος θα μπορούσε να μετατραπεί σε σύμμαχο, αντί για πηγή άγχους. Η τεχνική pomodoro ουσιαστικά εκπαιδεύει τους ανθρώπους να μένουν συγκεντρωμένοι στις εργασίες τους, περιορίζοντας το χρόνο που διατηρούν την προσοχή τους με τα κατάλληλα διαλείμματα. Αυτή η μέθοδος βοηθά να ξεπεράσουμε την αναβλητικότητα ή το multitasking, που και τα δύο είναι γνωστό ότι μειώνουν την παραγωγικότητα.

Πολύ άνθρωποι πιστεύουν ότι αυτή η μέθοδος δεν είναι αποτελεσματική. Επίσης,  αρκετοί είναι οι άνθρωποι που κάθονται στον υπολογιστή τους τέσσερις ώρες συνεχόμενα χωρίς διάλειμμα. Με αυτό τον τρόπο νιώθουν πιο παραγωγικοί, καθώς θεωρούν τα διαλείμματα χάσιμο χρόνου, πως θα μπορούσαν όμως με λιγότερο χρόνο εργασίας να επιτύχουν περισσότερα;

Πώς λειτουργεί η τεχνική Pomodoro;

Η τεχνική pomodoro είναι μια τεχνική διαχείρισης του χρόνου που αναπτύχθηκε από τον Francesco Cirillo και περιλαμβάνει τα εξής βήματα:

1. Πριν ξεκινήσουμε τις εργασίες μας, δημιουργούμε μια λίστα προτεραιοτήτων με όλα όσα είναι ανάγκη να ολοκληρώσουμε.
2. Βάζουμε σε ένα χρονόμετρο 25 λεπτά και αρχίζουμε να κάνουμε την πρώτη εργασία.
3. Αν κάτι μας αποσπά την προσοχή ενώ δουλεύουμε, το σημειώνουμε σε ένα χαρτί και επιστρέφουμε σε αυτό αργότερα. Συνεχίζουμε να δουλεύουμε.
4. Όταν χτυπήσει το χρονόμετρο, έχουμε ολοκληρώσει ένα pomodoro. Κάνουμε ένα διάλειμμα 5 λεπτών και στη συνέχεια ξεκινάμε ένα άλλο pomodoro.
5. Μόλις ολοκληρώσουμε τέσσερα pomodoro, κάνουμε ένα διάλειμμα 20-30 λεπτών.
6. Επαναλαμβάνουμε αυτό τον κύκλο μέχρι να ολοκληρώσουμε όλες τις εργασίες μας.

Τεχνική Pomodoro και παραγωγικότητα

Ωστόσο, μετά από τη δοκιμή της μεθόδου πολλοί άνθρωποι συνειδητοποιούν ότι έκαναν λάθος και χρησιμοποιούν τη μέθοδο pomodoro όταν θέλουν να ενισχύσουν την παραγωγικότητά τους.

Αρχικά, το να δουλεύει κάποιος με τόσο μικρά βήματα μοιάζει αφύσικο. Σίγουρα θα υπάρξουν πολλές στιγμές, ειδικά στην αρχή, που θα θέλουμε να αγνοήσουμε το χρονόμετρο και να συνεχίσουμε τη δουλειά μας. Όμως είναι πολύ σημαντικό να τηρούμε το χρονοδιάγραμμα.

Μετά από λίγο καιρό, η τεχνική αρέσει στους περισσότερους, καθώς αυξάνει την συγκέντρωση και την παραγωγικότητα στις ώρες εργασίας, έτσι μπορούν να ολοκληρώνουν πολύ περισσότερα πράγματα μέσα σε 25 λεπτά. Με αυτή την τεχνική δεν χάνουν χρόνο στο Facebook και στα άλλα social media. Και παρόλο που οι περισσότεροι στις ημέρες μας θέλουμε να κάνουμε πολλά πράγματα ταυτόχρονα , τελικά μπορούμε να εστιάσουμε σε μια εργασία.

Όταν ένας εργαζόμενος κάνει διαλείμματα στη διάρκεια της εργασίας, τελικά νιώθει καλύτερα στο τέλος της ημέρας. Όχι μόνο κάνει καλά τη δουλειά του, αλλά επίσης νιώθει λιγότερο άγχος και κούραση. Στην πραγματικότητα, τα διαλείμματα είναι σημαντικά για την σωματική μας υγεία.

Ωστόσο, αν και η μέθοδος είναι πολύ αποτελεσματική μπορεί να είναι δύσκολο να εφαρμοστεί σε περιπτώσεις με προγραμματισμένες συναντήσεις. Δεν είναι εύκολο να σταματήσει κάποιος μια συζήτηση στη μέση όταν χτυπάει το χρονόμετρο. Οπότε , καλό είναι σε αυτές τις περιπτώσεις να απενεργοποιείτε το χρονόμετρο και να το επαναφέρετε όταν θα έχετε ολοκληρώσει τα ραντεβού σας.

Ποια είναι τα οφέλη της τεχνικής Pomodoro;

1. Διαχειριζόμαστε τους περισπασμούς και ελέγχουμε το χρόνο μας

Η τεχνική Pomodoro μας βοηθά να έχουμε τον έλεγχο του χρόνου μας. Αν οτιδήποτε μας αποσπά την προσοχή στη μέση ενός pomodoro τότε εφαρμόζουμε την προσέγγιση:  πληροφορία→διαπραγμάτευση→προγραμματισμός→ανάκληση ώστε να αναβάλλουμε τη διακοπή μέχρι να είμαστε ξανά έτοιμοι. Μπορούμε να ενημερώσουμε ευγενικά τους συναδέλφους μας ότι είμαστε στη μέση μιας δουλειάς, αλλά να διαπραγματευτούμε και να προγραμματίσουμε το χρόνο που θα είμαστε διαθέσιμοι.

Όταν οι περισπασμοί είναι εσωτερικοί (email, υπενθυμίσεις στο κινητό, τηλέφωνα από μέλη της οικογένειας) τότε μπορούμε να τους σημειώσουμε σε ένα χαρτί και να τα κάνουμε στο τέλος του pomodoro.

2. Αυξάνουμε την υπευθυνότητα

Στο τέλος κάθε pomodoro , καταγράφουμε όλα όσα έχουμε τελειώσει. Με αυτό τον τρόπο θα μπορούμε να δώσουμε μια εντυπωσιακή αναφορά παραγωγικότητας στους διευθυντές μας.

3. Βελτιώνουμε τον εβδομαδιαίο και μηνιαίο προγραμματισμό

Όταν νιώθουμε πιο υπεύθυνοι απέναντι στη δουλειά μας, καταγράφουμε όσα έχουμε επιτύχει,  τότε είναι πιο εύκολο να προγραμματίζουμε πιο αποτελεσματικά το μέλλον. Με τον καιρό, μπορούμε να υπολογίζουμε με ακρίβεια πόσα pomodori χρειαζόμαστε για να ολοκληρώσουμε μια συγκεκριμένη εργασία. Για παράδειγμα, ένας συγγραφέας μπορεί να παρατηρεί ότι κατά μέσο όρο, χρειάζεται τρία pomodori για να κάνει έρευνα για ένα άρθρο, ένα pomodoro για να καταγράψει τις σκέψεις του και δύο pomodori για να γράψει το άρθρο. Αργότερα, μπορεί να θέτει στόχους για το έργο που μπορεί να παράγει σε μια εβδομάδα. Έτσι, έχει μια πολύ καλή εικόνα για το πόσα άρθρα μπορεί να γράψει ανάλογα με τον χρόνο που έχει διαθέσιμο.

4. Μειώνουμε την σωματική και την πνευματική κόπωση

Η τεχνική Pomodoro απαιτεί από τους χρήστες να κάνουν συχνά διαλείμματα. Μπορούμε να κάνουμε μια βόλτα στο γραφείο, να πάρουμε έναν καφέ ή να γεμίσουμε το ποτήρι μας με νερό. Με αυτό τον τρόπο κουνάμε τα πόδια μας και προλαμβάνουμε την κόπωση και τους πόνους που προκύπτουν από τον καθιστικό τρόπο ζωής. Όταν επιτρέπουμε στο μυαλό μας να μείνει χαλαρό για μερικά λεπτά, τότε μειώνουμε τις πιθανότητες του burnout.

5. Διατηρούμε το κίνητρό μας

Όταν φτάνει το τέλος ενός pomodoro και σχεδόν έχουμε τελειώσει τη δουλειά μας, κάνουμε έναν συναρπαστικό αγώνα ενάντια στο ρολόι μας ώστε να τελειώσουμε τις εργασίες μας πριν την εκπνοή του χρόνου. Ο ενθουσιασμός μας δίνει κίνητρο να δουλεύουμε πιο γρήγορα από το φυσιολογικό χωρίς να χαλαρώνουμε. Αυτές οι σύντομες εκρήξεις ενθουσιασμού αυξάνονται με την πάροδο του χρόνου και έτσι αυξάνεται και ο όγκος της δουλειάς που κάνουμε.