Διαχείριση χρόνου

Διαχείριση χρόνου

Όλοι μας θέλουμε να κάνουμε σωστή διαχείριση του χρόνου μας και να ολοκληρώνουμε τις εργασίες μας στην ώρα τους. Όμως πολλές φορές η καθημερινότητα μας βγάζει εκτός προγράμματος και η προσαρμογή είναι αναγκαία.

Γιατί είναι σημαντική η διαχείριση του χρόνου;

Δυστυχώς ή ευτυχώς, δεν μπορούμε να παραλείψουμε την διαχείριση του χρόνου μας. Οι γρήγοροι ρυθμοί της καθημερινότητας και οι υποχρεώσεις απαιτούν πολύ καλή οργάνωση.

Όλοι μας δουλεύουμε και έχουμε υποχρεώσεις, αλλά ταυτόχρονα πρέπει να φροντίζουμε τον εαυτό μας ώστε να έχουμε καθαρό μυαλό. Η μοναξιά δεν κάνει καλό στην ψυχική μας υγεία. Για αυτό είναι πολύ σημαντική η διαχείριση χρόνου, γιατί έτσι μπορούμε να έχουμε πολύτιμο χρόνο για τον εαυτό μας.

Χωρίς τη σωστή διαχείριση του χρόνου μας κατακλύζει το στρες, θυσιάζουμε τις στιγμές της καθημερινότητας , και δεν έχουμε συναισθηματικά και σωματικά αποθέματα.

Η σωστή διαχείριση του χρόνου χρειάζεται οργάνωση και στρατηγικές που θα βελτιώσουν την απόδοσή μας.

Υπάρχουν απλά βήματα που μπορούμε να κάνουμε για την σωστή διαχείριση του χρόνου μας ώστε να έχουμε μεγαλύτερη αποδοτικότητα.

1. Πώς ξοδεύετε το χρόνο σας;

Η σωστή διαχείριση του χρόνου απαιτεί πρώτα να γνωρίζουμε πως κυλάει. Καλό είναι να καταγράφετε επιμελώς το χρόνο σας για μια εβδομάδα, έτσι θα μπορείτε να καθορίσετε:

• Πόσα μπορείτε να επιτύχετε σε μια μέρα.
• Τι σας ρουφά το χρόνο σας.
• Ποια είναι η καλύτερη στιγμή για συγκέντρωση ώστε να έχετε μέγιστα αποτελέσματα.

Με αυτό τον τρόπο θα ξεκαθαρίσετε πόσο χρόνο σπαταλάτε σε μη παραγωγικές σκέψεις, άστοχες συζητήσεις και δραστηριότητες. Θα έχετε μια ακριβή αίσθηση για το πόσο χρόνο απαιτούν συγκεκριμένες εργασίες. Αυτή η καταγραφή θα σας βοηθήσει επίσης να δείτε το χρόνο που δεν έχετε καλή απόδοση, έτσι θα ξέρετε πότε να δουλέψετε τα projects σας με συγκέντρωση και δημιουργικότητα.

Είναι ανάγκη να υπολογίσετε ρεαλιστικά το χρόνο σας. Πόσο χρόνο τελικά χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε μια εργασία συγκριτικά με αυτό που υπολογίζατε; Συχνά, υπερεκτιμούμε τις δυνατότητες μας και το χρόνο στον οποίο μπορούμε να κάνουμε κάποιες εργασίες. Αν υπάρχει σημαντική απόκλιση, τότε πρέπει να αξιολογήσετε σωστά το χρόνο σας.

2. Δημιουργήστε ένα καθημερινό πρόγραμμα

Αυτό το βήμα είναι πολύ σημαντικό για να μάθετε να κάνετε σωστή διαχείριση του χρόνου σας.  Καλό είναι να φτιάξετε μια λίστα με όσα έχετε να κάνετε. Πριν φύγετε για τη δουλειά σας, ρίξτε μια ματιά σε όσα έχετε να ολοκληρώσετε.

Όταν έχετε καταγράψει τα πάντα τότε δεν χάνετε χρόνο για να τα βάλετε σε σειρά στο μυαλό σας. Αντιθέτως, έχετε όλη σας την ημέρα οργανωμένη μπροστά σας.

3. Θέστε προτεραιότητες

Καθώς οργανώνετε τις λίστες με όσα έχετε να κάνετε, καλό είναι να έχετε στο μυαλό σας πως η ιεράρχηση των προτεραιοτήτων είναι το κλειδί για την σωστή διαχείριση του χρόνου. Καλό είναι να θέτετε σε προτεραιότητα τις πιο σημαντικές εργασίες, έτσι ώστε να νιώθετε σίγουροι ότι θα τις ολοκληρώσετε.

Καλό είναι να βάλετε σε προτεραιότητα τα πιο σημαντικά πράγματα, που επείγουν. Οι σημαντικές ευθύνες και υποχρεώσεις συμβάλλουν στην επίτευξη των στόχων σας, ενώ οι επείγουσες ευθύνες χρήζουν άμεσης προσοχής. Έχουμε την τάση να δίνουμε προσοχή σε όσα επείγουν και να αμελούμε τα υπόλοιπα.

4. Κάντε ομαδοποίηση των εργασιών 

Μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο και ψυχική ενέργεια όταν ολοκληρώνετε μια ομάδα εργασιών πριν προχωρήσετε στην επόμενη. Για παράδειγμα, δημιουργήστε μια ξεχωριστή κατηγορία για να απαντάτε στα emails, στις κλήσεις και στα μηνύματα της δουλειά σας. Μην απαντάτε αμέσως στα μηνύματα , γιατί αποτελούν ένα σημαντικό περισπασμό. Μπορείτε να κλείσετε το τηλέφωνο και τις ειδοποιήσεις του κινητού για να περιορίσετε τον πειρασμό να τα ελέγχετε.

5. Αποφύγετε το multitasking

Αυτό είναι το πιο απλό πράγμα που μπορείτε να κάνετε για την σωστή διαχείριση του χρόνου σας, αλλά ταυτόχρονα και το πιο δύσκολο. Συγκεντρωθείτε σε ότι κάνετε και αφήστε στην άκρη τους περισπασμούς. Μπορεί το multitasking να είναι δελεαστικό, αλλά απλά σπαταλάτε χρόνο και μειώνει την παραγωγικότητά σας όταν υποκύπτετε σε αυτό.

6. Βάλτε χρονικό όριο για τις εργασίες σας

Εκτός από το να φτιάξετε το πρόγραμμα με όσα έχετε να κάνετε , πρέπει να θέσετε και χρονικά όρια για κάθε εργασία αντί να δουλεύετε μέχρι να την ολοκληρώσετε. Οι λίστες με τις υποχρεώσεις είναι πολύ βοηθητικές αλλά μερικές φορές μπορεί να σας κάνουν να νιώθετε ότι αποτυγχάνετε.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τεχνική Pomodoro, να κάνετε μια εργασία για 25 λεπτά και μετά ένα διάλλειμα 5 λεπτών. Αυτή η τεχνική εξισορροπεί την συγκέντρωση και τα συχνά διαλείμματα, μειώνει την ψυχική καταπόνηση και διατηρεί το κίνητρο.

7. Κάντε διαλλείματα

Αυτό μπορεί να μοιάζει αντιπαραγωγικό, αλλά τα διαλείμματα είναι ουσιαστικά για την σωστή διαχείριση του χρόνου. Οι μελέτες δείχνουν ότι τα τακτικά διαλείμματα αυξάνουν την παραγωγικότητα, την ευεξία, την λήψη αποφάσεων και τη μνήμη. Η παράλειψη των διαλλειμάτων μπορεί να οδηγεί στο burnout και σε έντονο στρες.

Τα υψηλά επίπεδα στρες επηρεάζουν τα επίπεδα της ενέργειας,  την αντίληψη , την παραγωγικότητα και τη δέσμευση στη δουλειά. Αν και ακούγεται αντιφατικό, όσο περισσότερα διαλείμματα κάνουμε τόσο πιο παραγωγικοί είμαστε.

Τα διαλλείματα είναι ουσιαστικό κομμάτι σε κάθε πρόγραμμα. Όταν ολοκληρώνετε μια εργασία, δώστε χρόνο στον εαυτό σας να πάρει μια ανάσα. Μπορείτε να κάνετε ένα μικρό διάλλειμα, να βγείτε μια βόλτα, να κάνετε διαλογισμό.

8. Μάθετε να λέτε "όχι"

Δεν θα μάθετε ποτέ να διαχειρίζεστε σωστά τον χρόνο σας αν δεν μάθετε να λέτε όχι. Μόνο εσείς γνωρίζετε το χρόνο που έχετε διαθέσιμο, έτσι αν είναι ανάγκη να αρνηθείτε κάτι για να συγκεντρωθείτε σε μια δουλειά, μην διστάσετε να το κάνετε. Αν σας αναθέτουν ένα project αλλά δεν έχετε το χρόνο να το αναλάβετε μην διστάζετε να πείτε ευγενικά όχι.

Αντί να κάνετε πολλές δουλειές και να μην τις ολοκληρώνετε, είναι προτιμότερο να κάνετε μια σωστά.

9. Οργανωθείτε

Για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου, πρέπει να υπάρχει οργάνωση. Αν έχετε μια στοίβα από χαρτιά στο γραφείο σας, τότε σίγουρα δεν θα βρείτε αυτό που ψάχνετε. Δεν είναι άδικο να σπαταλάτε πολύτιμο χρόνο στο ψάξιμο; Τα μικρά πράγματα μπορούν να κάνουν τεράστια διαφορά. Κάντε ένα ξεκαθάρισμα με τα αρχεία σας, έτσι θα αυξήσετε την αποτελεσματικότητά σας.

10. Περιορίστε τους περισπασμούς

Τα social media, το σερφάρισμα στο ίντερνετ, τα μηνύματα είναι όλα περισπασμοί που σας αποσπούν την προσοχή από τη δουλειά σας. Αυτό που έχετε να κάνετε είναι να περιορίσετε αυτούς τους περισπασμούς. Μπορείτε να απενεργοποιείτε το κινητό σας όταν δουλεύετε και να το ανοίγετε στα διαλλείματα.

Επίσης, καλό είναι να αναγνωρίσετε τους πιο σημαντικούς περισπασμούς και να έχετε στο μυαλό σας  ότι ο καλός ύπνος, η ισορροπημένη διατροφή και η άσκηση συμβάλλουν στην ηρεμία και στην καλύτερη απόδοση του μυαλού.