Ο νόμος του Πάρκινσον

Ο νόμος του Πάρκινσον

Έχετε παρατηρήσει το πόσο γρήγορα οι εργαζόμενοι γονείς κάνουν τα πάντα συγκριτικά με τους υπόλοιπους ανθρώπους, πόσα καταφέρνουν να κάνουν στο χρόνο που έχουν; Από την φροντίδα των παιδιών, τις υποχρεώσεις του σπιτιού, όλα τα κάνουν με ταχύτητα και οργάνωση. Πώς όμως το καταφέρνουν αυτό;

Η απάντηση είναι απλή.  Το γεγονός που τροφοδοτεί αυτό το φαινόμενο είναι ότι οι υποχρεώσεις "πρέπει" να γίνουν μέσα στο λίγο διαθέσιμο χρόνο που έχουν οι γονείς. Αυτό από μόνο του είναι αρκετό για να εξηγήσει αυτά τα επίπεδα αποτελεσματικότητας. Η ιδέα πίσω από αυτό είναι ο νόμος του Πάρκινσον.

Τι είναι ο νόμος του Πάρκινσον;

Στο άρθρο του για το The Economist το 1955, ο Northcote Parkinson έγραψε ότι, "μια δουλειά παίρνει όσο χρόνο έχουμε διαθέσιμο για την ολοκλήρωσή της". Αυτή η απλή πρόταση είναι ουσιαστικά ο ορισμός του νόμου του Πάρκινσον, μια ιδέα που αργότερα έγινε βιβλίο με τον ίδιο τίτλο.

Με απλά λόγια, σημαίνει ότι αν χρειαζόμαστε 4 ώρες για μια εργασία και αφιερώνουμε 2 ημέρες σε αυτή, τότε μάλλον θα περάσουμε 2 ολόκληρες μέρες για να την ολοκληρώσουμε. Αυτές οι ώρες μπορεί να μην είναι γεμάτες με δουλειά, αλλά με επιπλέον ανάλυση, έρευνα και περισσότερο στρες και ανησυχία.

Αλλά υπάρχει και ένα ενδιαφέρον κομμάτι: λειτουργεί και με άλλο τρόπο. Αυτό  πρακτικά σημαίνει ότι αν μια εργασία απαιτεί 4 ώρες μπορεί να γίνει και μέσα σε 2 ώρες, και υπάρχουν πολλές πιθανότητες αυτό να συμβεί.

Πώς λειτουργεί ο νόμος του Πάρκινσον;

Στα φοιτητικά χρόνια για παράδειγμα, συχνά συμβαίνει ενώ δίνεται προθεσμία ενός ολόκληρου εξάμηνου για μια εργασία εργασία, να καταλήγουν οι περισσότεροι να την γράφουν τις τελευταίες ημέρες τις προθεσμίας. Ή μπορεί να έχει συμβεί κάτι παρόμοιο με κάποιο project στη δουλειά σας.

Όλα αυτά είναι παραδείγματα του νόμου του Πάρκινσον. Όταν ερχόμαστε αντιμέτωποι με μια προθεσμία, νιώθουμε την αναβλητικότητα να μπλοκάρει την παραγωγικότητά μας. Αλλά, πως μπορούμε να σπάσουμε μια μεγάλη εργασία σε πιο μικρά κομμάτια;

Οι μελέτες δείχνουν πως όσο πλησιάζουμε σε μια προθεσμία, τόσο ο εγκέφαλος δίνει μεγαλύτερη προσοχή στα σημαντικά πράγματα. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα την ολοκλήρωση των εργασιών.

Αντιθέτως, όταν έχουμε χρόνο αναλύουμε λιγότερο σημαντικά πράγματα, εις βάρος όσων έχουν σημασία. Αυτό έχει στενή σχέση με τον κανόνα 80/20 , όπου ο εγκέφαλος αναγνωρίζει το 20%  των πραγμάτων που πρέπει να γίνουν όταν αντιμετωπίζουμε μια προθεσμία.

Οι περιορισμοί δημιουργούν ελευθερία

Σίγουρα μπορεί να αναρωτιέστε τι συμβαίνει με την ποιότητα της δουλειάς όσον αφορά το νόμο του Πάρκινσον. Καθώς αφιερώνετε λιγότερο χρόνο για την ολοκλήρωση μιας εργασίας, αυτό σημαίνει ότι είναι λιγότερο ποιοτική;

Σε καμία περίπτωση αυτό δεν συμβαίνει. Στις περισσότερες περιπτώσεις οι περιορισμοί προσφέρουν ελευθερία! Όσο περίεργο και αν μοιάζει αυτό, είναι η πραγματικότητα όταν ακολουθούμε τους κανόνες που μας επιτρέπουν να μένουμε δημιουργικοί και να κάνουμε καταπληκτική δουλειά. Ένα απλό παράδειγμα είναι η μουσική, ακόμα και οι πιο υπέροχες συνθέσεις βασίζονται σε κανόνες της θεωρίας της μουσικής και του ρυθμού. Αν αυτό δεν συνέβαινε, πιθανότητα το αποτέλεσμα να ήταν φρικτό.

Ένα ακόμη παράδειγμα, είναι τα μυθιστορήματα φαντασίας. Στη μυθοπλασία, υπάρχουν πολλά αρχέτυπα, όπως ο ήρωας και ο κακός. Ο συγγραφέας μπορεί να δημιουργεί ιστορίες γύρω από αυτούς τους χαρακτήρες.

Σύμφωνα με τα παραπάνω, ο νόμος του Πάρκινσον μας επιτρέπει να παράγουμε ίσης ή καλύτερης ποιότητας δουλειά. Η δημιουργικότητα ανθίζει μέσα από τους περιορισμούς, και από το γεγονός ότι μένουμε συγκεντρωμένοι σε σημαντικά πράγματα και περιορίζουμε τους περισπασμούς.

Πώς μπορώ να εφαρμόσω το νόμο του Πάρκινσον στη ζωή μου;

Η βασική ιδέα πίσω από το νόμο του Πάρκινσον είναι οι προθεσμίες, χωρίς προθεσμίες δεν υπάρχει καμία πίεση για να ολοκληρώσουμε τις εργασίες που έχουμε αναλάβει. Φυσικά, δεν υπάρχουν προθεσμίες για όλα όσα κάνουμε. Τι μπορεί να γίνει σε αυτές τις περιπτώσεις;

Αυτό που μπορούμε να κάνουμε είναι να δημιουργούμε τις δικές μας προθεσμίες και να διαχειριζόμαστε σωστά το χρόνο , ώστε να εφαρμόζουμε το νόμο του Πάρκινσον στη ζωή μας. Σαν στρατηγική, λειτουργεί πολύ καλά. Στην πραγματικότητα,  υπάρχουν πολλοί άνθρωποι που κάνουν ακριβώς αυτό. Αποφασίζουν ότι θέλουν να κάνουν κάτι π.χ. μέχρι το μεσημέρι, και αυτός είναι ο μοναδικός περιορισμός που έχουν ανάγκη.

Η αλήθεια είναι, ότι αυτός δεν είναι πάντα ο κανόνας. Για τους αναβλητικούς ανθρώπους, οι προθεσμίες που θέτουν μόνοι τους δεν λειτουργούν πάντα. Τελικά, γνωρίζουν ότι μπορούν να τους παραβλέψουν, πράγμα που τις καθιστούν άχρηστες. Για αυτό, είναι ανάγκη να χρησιμοποιούμε κάποιες επιπλέον στρατηγικές.

Χρονικοί περιορισμοί και ποσοτικοί στόχοι

Αντί να λέτε ότι κάποια μέρα θα ξεκινήσετε να διαβάζετε ένα κεφάλαιο από ένα βιβλίο την ημέρα, μπορείτε να προσθέσετε κάποιους περιορισμούς σε αυτό. Για παράδειγμα, μπορείτε να το κάνετε πριν το μεσημέρι. Στη συνέχεια μπορείτε να κάνετε άλλα πράγματα ή δραστηριότητες, ώστε να ενθαρρύνετε τον εαυτό σας να κάνει πράγματα μέσα σε συγκεκριμένα χρονικά όρια. Θα νιώσετε έκπληκτοι με το πόσο παραγωγικοί μπορείτε να γίνετε αν ολοκληρώνετε τέτοιες εργασίες νωρίτερα.

Τεχνική Pomodoro

Μια απλή τεχνική, που βασίζεται στο χρονόμετρο είναι η τεχνική Pomodoro. Σύμφωνα με αυτή την τεχνική μπορείτε να κάνετε μια εργασία για 25 λεπτά χωρίς περισπασμούς και στη συνέχεια να κάνετε διαλλείματα 5-10 λεπτά για να χαλαρώνετε. Αυτός ο διαχωρισμός του χρόνου δημιουργεί προθεσμίες στη διαδικασία. Βέβαια, αυτές οι προθεσμίες δεν είναι επιβλητικές από μόνες τους.

Διακοπή της δουλειάς μια συγκεκριμένη ώρα

Είναι πολύ σημαντικό να σταματάτε τη δουλειά μια συγκεκριμένη ώρα. Με αυτό τον τρόπο διασφαλίζετε ότι όλα θα γίνουν στην ώρα τους, ώστε να μπορέσετε να συνεχίσετε την ημέρα σας σύμφωνα με το πρόγραμμά σας.

Προγραμματισμός των εργασιών στη δουλειά και άλλων εξωτερικών υποχρεώσεων

Μια ακόμη εξαιρετική ιδέα για την αύξηση της παραγωγικότητας είναι να προγραμματίσετε τις εργασίες σας και τις εξωτερικές σας υποχρεώσεις. Είναι εύκολο να μην τηρείτε τις προθεσμίες σας, αν είναι αυθαίρετες, αλλά αν θέλετε να ολοκληρώσετε τις δουλειές σας επειδή έχετε ένα ραντεβού με το γιατρό σας ή μια συνάντηση με τους φίλους σας, για παράδειγμα, θα πιέσετε τον εαυτό σας να τελειώσει τη δουλειά πριν φύγετε.

Πολλοί άνθρωποι δυσκολεύονται να τηρήσουν τις δικές τους προθεσμίες. Ακόμη και με τους παραπάνω τρόπους, δεν είναι πάντα επιτυχημένη η εφαρμογή του νόμου του Πάρκινσον.

Η λύση μπορεί να προκύπτει εντελώς ξαφνικά όταν αυξάνουμε το φόρτο εργασίας πέρα από αυτό που μπορούμε να διαχειριστούμε. Όταν έχουμε πολλή δουλειά, πιέζουμε τον εαυτό μας να κάνει πράγματα, ανεξάρτητα με το εάν υπάρχει προθεσμία ή όχι.

Περιορισμός των χρονικών ορίων

Ένας αποτελεσματικός τρόπος για την ενίσχυση της παραγωγικότητας είναι να εφαρμόζετε το νόμο του Πάρκινσον για όλες τις εργασίες που απαιτούν χρόνο όπως ο έλεγχος του email, του Facebook. Αυτές οι δραστηριότητες χρειάζονται χρόνο και όταν τις κάνετε στην αρχή της ημέρας, σκοτώνουν την παραγωγικότητά σας. Καλό είναι να αφιερώνετε 5 λεπτά για να ελέγχετε τα emails σας το πρωί, μόνο αν είναι απαραίτητο, και μπορείτε να τα ελέγξετε ξανά μόνο όταν έχετε ολοκληρώσει τις υποχρεώσεις σας.

Πώς μπορώ να χρησιμοποιώ το νόμο του Πάρκινσον;

Αν περιμένετε μέχρι την τελευταία στιγμή για να κάνετε κάτι, τότε χρειάζεται μόνο ένα λεπτό για να το κάνετε. Αυτή είναι μια ακόμη εκδοχή του νόμου του Πάρκινσον. Ενώ αποτυπώνει την κύρια ιδέα σωστά, κατά την άποψη μου δείχνει το μεγαλύτερο λάθος που πρέπει να αποφεύγουμε όταν εφαρμόζουμε το νόμο του Πάρκινσον: να τον χρησιμοποιούμε ως δικαιολογία.

Είναι πολύ εύκολο να αναβάλλουμε πράγματα και να πιεζόμαστε να τα ολοκληρώσουμε την τελευταία στιγμή, ειδικά όταν έχουμε τη δικαιολογία ότι έτσι θα είμαστε πιο παραγωγικοί, δημιουργικοί και αποτελεσματικοί. Όμως, δεν μπορούν να γίνουν όλα σε ένα λεπτό. Όταν το κάνουμε αυτό, είναι εύκολο να φτάνουμε σε ένα σημείο στο οποίο τελικά δεν μπορεί να γίνει τίποτα. Ανάλογα με την κατάσταση, αυτό μπορεί να είναι ένα σοβαρό πρόβλημα.

Αυτό έχει άμεση σχέση με το δεύτερο μεγαλύτερο λάθος: τη δημιουργία παράλογων προθεσμιών. Είναι πράγματι αλήθεια ότι μπορείτε να ολοκληρώσετε εργασίες σε πολύ λιγότερο χρόνο σύμφωνα με το νόμο του Πάρκινσον, αλλά πάντα μέσα σε λογικά πλαίσια. Ο καλύτερος τρόπος για να αναγνωρίσετε αυτά τα όρια είναι μέσω δοκιμών και λαθών.

Ποια είναι τα βήματα για την εφαρμογή του νόμου του Πάρκινσον;

Η επόμενη ερώτηση που προκύπτει είναι ποιο είναι το επόμενο βήμα; Είναι η πραγματική εφαρμογή του νόμου του Πάρκινσον. Επίσης είναι μια διαδικασία για να γνωρίζετε πόσο χρόνο χρειάζεστε για μια εργασία. Τα βήματα που έχετε να κάνετε είναι τα εξής:

1. Φτιάξτε μια λίστα με όλες σας τις εργασίες. Καλό είναι να ξεκινήσετε με μια λίστα με όσα έχετε να κάνετε μέσα στην ημέρα ή στην εβδομάδα. Οτιδήποτε πιο μακροπρόθεσμο από αυτό είναι δύσκολο να περιοριστεί στο νόμο του Πάρκινσον.
2. Γράψτε δίπλα σε κάθε εργασία το χρόνο που χρειάζεστε για να την ολοκληρώσετε. Ακόμη καλύτερα, αν έχετε κάποια ιδέα για το πόσο χρόνο ακριβώς θα σας πάρει, σημειώστε το. Αν δεν γνωρίζετε, κάντε μια υπόθεση για τον χρόνο.
3. Δώστε στον εαυτό σας το μισό χρόνο για να ολοκληρώσετε κάθε εργασία.
4. Μείνετε δεσμευμένοι στις προθεσμίες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις παραπάνω στρατηγικές για να βεβαιωθείτε ότι θα τηρήσετε τις προθεσμίες που έχετε ορίσει.
5. Επαναλάβετε τη διαδικασία. Μόλις δοκιμάσετε αυτά τα βήματα μερικές φορές, μην ξεχνάτε να αλλάζετε το χρόνο που χρειάζεστε για κάθε εργασία. Αν έχετε ολοκληρώσει μια εργασία στο μισό χρόνο από αυτόν που έχετε σημειώσει, δοκιμάστε να κάνετε την ίδια ξανά με ακόμη πιο σύντομη προθεσμία. Έτσι, θα καταλάβετε γρήγορα ποιος είναι ο απαραίτητος χρόνος για αυτή την εργασία.